Accord de sous-traitance

Le présent accord de sous-traitance (ci-après l'« Accord ») est conclu entre :

• le client titulaire d'un compte MUVIA, exploitant d'un hébergement touristique, agissant en qualité de responsable du traitement (ci-après le « Client ») ;

• et Carl-Marie Miniconi, entrepreneur individuel (EI) exerçant sous la marque MUVIA, immatriculé au RCS d'Ajaccio sous le numéro 980 224 471, dont l'adresse est Piscia Rossa, San Giovanni, 20167 Appietto, France, joignable à l'adresse contact@muvia-solutions.fr, agissant en qualité de sous-traitant (ci-après « MUVIA »).

Le Client et MUVIA sont ci-après désignés ensemble les « Parties ».

Dans le cadre des conditions générales de vente de MUVIA (ci-après les « CGV »), MUVIA fournit au Client un assistant conversationnel intégrable à son site internet et un livret d'accueil numérique consultable par ses clients. Pour ce faire, MUVIA traite, pour le compte du Client, des données à caractère personnel relatives aux personnes qui utilisent ces outils.

L'Accord a pour objet de définir les conditions dans lesquelles MUVIA effectue ces traitements, conformément à l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »). Il est annexé aux CGV et en fait partie intégrante. Il est accepté par le Client en même temps que les CGV, lors de la création de son compte.

Les termes « données à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée » et « violation de données à caractère personnel » ont le sens que leur donne l'article 4 du RGPD. Pour l'application de l'Accord, on entend en outre par :

• « Données » : les données à caractère personnel traitées par MUVIA pour le compte du Client dans le cadre des Services, décrites à l'Annexe 1 ;

• « Services » : l'assistant conversationnel, le livret d'accueil numérique et les fonctions associées fournis par MUVIA au titre des CGV ;

• « Voyageurs » : les clients ou futurs clients du Client qui consultent son livret d'accueil ou échangent avec son assistant conversationnel ;

• « Espace client » : l'interface d'administration accessible au Client à l'adresse app.muvia-solutions.fr ;

• « Sous-traitant ultérieur » : tout prestataire auquel MUVIA fait appel pour mener des activités de traitement spécifiques portant sur les Données ;

• « Réglementation applicable » : le RGPD, la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et tout texte qui viendrait les compléter ou les remplacer.

L'Accord s'applique aux seuls traitements que MUVIA effectue pour le compte du Client, dont la nature, la finalité, les catégories de Données et de personnes concernées et les durées de conservation sont décrites à l'Annexe 1.

Il ne s'applique pas aux traitements que MUVIA met en œuvre pour son propre compte, en qualité de responsable du traitement, notamment la gestion du compte du Client et des membres de son équipe, la facturation, l'assistance et la prospection. Ces traitements sont décrits dans la politique de confidentialité de MUVIA.

L'Accord prend effet à la date d'acceptation des CGV par le Client. Il demeure en vigueur aussi longtemps que MUVIA traite des Données pour le compte du Client, y compris après la fin de l'abonnement, jusqu'à la suppression de ces Données dans les conditions de l'article 13.

En qualité de responsable du traitement, le Client détermine les finalités et les moyens essentiels des traitements. À ce titre, il s'engage à :

• disposer d'une base légale pour chacun des traitements confiés à MUVIA ;

• informer les Voyageurs conformément aux articles 13 et 14 du RGPD. MUVIA met à sa disposition, sous chaque formulaire de collecte de l'assistant et du livret, une mention d'information et un lien vers une page d'information ; le Client demeure responsable de leur adéquation à ses propres traitements ;

• ne déposer dans les Services, notamment dans la base de connaissances de l'assistant, dans le livret d'accueil ou parmi les sources qu'il désigne pour les pré-remplir (site internet, fiche Booking, documents), que des contenus qu'il est en droit d'utiliser, et s'abstenir d'y introduire des données à caractère personnel de tiers qui ne seraient pas nécessaires ;

• ne pas solliciter des Voyageurs, au moyen des Services, des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD, ni des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions ;

• répondre aux demandes d'exercice des droits des Voyageurs, avec l'assistance de MUVIA prévue à l'article 10 ;

• tenir le registre des activités de traitement prévu à l'article 30, 1 du RGPD ;

• veiller à ce que les membres de son équipe auxquels il donne accès à l'Espace client soient tenus à la confidentialité et n'utilisent les Données qu'aux fins prévues.

MUVIA ne traite les Données que sur instruction documentée du Client. Constituent les instructions complètes du Client à la date de l'Accord : les CGV, l'Accord et ses annexes, ainsi que les réglages et les actions que le Client ou les membres de son équipe effectuent dans l'Espace client (notamment la publication d'un assistant ou d'un livret, l'activation des conversations en direct, la suppression d'une conversation ou des données associées à une adresse e-mail, l'export des données).

Toute instruction supplémentaire fait l'objet d'un écrit, y compris par courrier électronique. MUVIA informe immédiatement le Client si, selon elle, une instruction constitue une violation de la Réglementation applicable (article 28, 3, alinéa 2 du RGPD) ; elle peut alors en suspendre l'exécution jusqu'à sa confirmation ou sa modification par le Client.

Lorsque MUVIA est tenue de procéder à un traitement en vertu du droit de l'Union européenne ou du droit français, elle en informe le Client avant le traitement, sauf si ce droit interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public (article 28, 3, a du RGPD).

MUVIA s'interdit d'utiliser les Données à d'autres fins que l'exécution des Services, et notamment à ses propres fins commerciales ou pour l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle. Elle impose la même interdiction à ses Sous-traitants ultérieurs.

MUVIA veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données s'engagent à en respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité (article 28, 3, b du RGPD), et à ce qu'elles ne les traitent que sur ses instructions.

MUVIA dispose d'une console d'administration lui permettant de consulter et d'exporter les Données du Client. Elle ne l'utilise qu'aux fins suivantes : l'assistance demandée par le Client, la maintenance et la sécurité des Services, l'exécution d'une instruction du Client et le respect d'une obligation légale. L'accès à cette console est réservé à un compte unique désigné dans le code du logiciel. Chaque consultation et chaque export de Données laissent une trace horodatée, conservée douze mois ; une consultation qui ne peut être tracée est refusée par le logiciel. MUVIA communique au Client, sur demande, les traces relatives à ses Données.

MUVIA met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles prévues à l'article 32 du RGPD, décrites à l'Annexe 2, afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

MUVIA peut faire évoluer ces mesures pour tenir compte de l'état des connaissances, à la condition que le niveau de sécurité global ne s'en trouve pas réduit. L'Annexe 2 est mise à jour en conséquence.

Le Client donne à MUVIA une autorisation générale de recourir à des Sous-traitants ultérieurs, au sens de l'article 28, 2 du RGPD. Les Sous-traitants ultérieurs auxquels MUVIA fait appel à la date de l'Accord sont énumérés à l'Annexe 3, que le Client déclare accepter.

MUVIA informe le Client de tout ajout ou remplacement d'un Sous-traitant ultérieur au moins trente (30) jours avant qu'il ne prenne effet, par courrier électronique adressé au titulaire du compte ou par un message dans l'Espace client. L'information précise l'identité du prestataire, la prestation concernée et la localisation des Données.

Le Client peut s'opposer à ce changement, pendant ce délai, par écrit motivé par des raisons tenant à la protection des Données. Les Parties recherchent alors de bonne foi une solution. À défaut de solution avant la date d'effet du changement, le Client peut résilier son abonnement, sans frais ni pénalité, y compris en cours de période d'engagement ; les sommes déjà versées pour la période postérieure à la résiliation lui sont remboursées au prorata.

Lorsque le remplacement d'un Sous-traitant ultérieur est imposé par une urgence tenant à la sécurité ou à la continuité des Services, MUVIA en informe le Client dans les meilleurs délais, et au plus tard au moment du remplacement ; le Client dispose alors de la même faculté d'opposition et de résiliation, pendant trente (30) jours à compter de cette information.

MUVIA impose à chaque Sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des Données présentant des garanties suffisantes au sens de l'article 28, 4 du RGPD. MUVIA demeure pleinement responsable envers le Client de l'exécution, par ses Sous-traitants ultérieurs, de leurs obligations.

MUVIA ne transfère les Données vers un pays situé hors de l'Espace économique européen que dans le respect du chapitre V du RGPD, soit sur le fondement d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, soit moyennant des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Les transferts existant à la date de l'Accord et leur fondement sont indiqués à l'Annexe 3.

MUVIA met à la disposition du Client, dans l'Espace client, des fonctions lui permettant de donner suite aux demandes des Voyageurs : consultation de l'historique des conversations, suppression d'une conversation, suppression de l'ensemble des données associées à une adresse e-mail et export des données du compte dans un format structuré.

Lorsqu'une personne concernée adresse directement à MUVIA une demande d'exercice de ses droits relative aux Données, MUVIA la transmet au Client sans délai, et au plus tard dans les cinq (5) jours ouvrés de sa réception. MUVIA n'y répond pas elle-même, sauf instruction du Client.

MUVIA aide le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans toute la mesure du possible, à s'acquitter de son obligation de répondre à ces demandes (article 28, 3, e du RGPD). Cette assistance est fournie sans frais dans la limite d'un usage raisonnable.

Compte tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition, MUVIA aide le Client à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD : sécurité du traitement, notification et communication des violations de données, analyse d'impact relative à la protection des données et consultation préalable de l'autorité de contrôle (article 28, 3, f du RGPD). MUVIA lui communique à cette fin, sur demande, la documentation dont elle dispose sur les traitements et les mesures de sécurité.

MUVIA notifie au Client toute violation de données à caractère personnel portant sur les Données dans un délai maximal de quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance, par courrier électronique adressé au titulaire du compte.

La notification comporte, dans la mesure où ces informations sont disponibles, les éléments prévus à l'article 33, 3 du RGPD : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements concernés, les coordonnées de la personne auprès de laquelle obtenir des informations, les conséquences probables de la violation et les mesures prises ou envisagées pour y remédier et en atténuer les effets. Lorsqu'il n'est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, elles peuvent l'être de manière échelonnée.

Il appartient au Client, en qualité de responsable du traitement, de notifier la violation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés et, le cas échéant, de la communiquer aux personnes concernées. MUVIA n'y procède pour le compte du Client que sur son instruction. MUVIA documente toute violation, ses effets et les mesures prises.

Le Client peut à tout moment, pendant et après son abonnement, exporter les données de son compte depuis l'Espace client puis supprimer ce compte. La suppression du compte entraîne la suppression immédiate et définitive des Données dans les Services.

À la fin de l'abonnement, quelle qu'en soit la cause, l'assistant cesse de répondre et le livret cesse d'être consultable. À défaut de suppression du compte par le Client, les Données demeurent consultables par le Client dans l'Espace client, en lecture seule, afin de lui permettre de les exporter et de répondre aux demandes des personnes concernées. Elles sont supprimées au plus tard trois (3) ans après la fin de l'abonnement. La fin de l'abonnement ne prolonge en aucun cas les durées de conservation fixées à l'Annexe 1, qui continuent de s'appliquer.

Les Données supprimées subsistent dans les sauvegardes jusqu'à l'expiration de celles-ci, au terme de sept (7) jours pour les copies conservées sur le serveur et de trente et un (31) jours environ pour les copies chiffrées conservées hors du serveur, sans pouvoir en être extraites isolément dans l'intervalle.

Les obligations du présent article s'appliquent sous réserve des Données dont la conservation serait imposée à MUVIA par le droit de l'Union européenne ou le droit français (article 28, 3, g du RGPD). MUVIA confirme par écrit la suppression des Données à la demande du Client.

MUVIA met à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues à l'article 28 du RGPD et à l'Accord, et permet la réalisation d'audits, y compris d'inspections, par le Client ou un auditeur qu'il a mandaté, et contribue à ces audits (article 28, 3, h du RGPD), dans les conditions suivantes :

• l'audit est d'abord conduit sur pièces : MUVIA répond par écrit, dans un délai de trente (30) jours, aux questions raisonnables du Client et lui communique la documentation pertinente ;

• si l'audit sur pièces ne permet pas au Client de vérifier le respect de ces obligations, ou à la suite d'une violation de données le concernant, ou à la demande d'une autorité de contrôle, le Client peut faire procéder à un audit sur place, dans la limite d'un audit par an, hors violation de données ou demande d'une autorité, moyennant un préavis écrit de trente (30) jours ;

• l'audit est réalisé par le Client ou par un auditeur indépendant, qui n'est pas un concurrent de MUVIA et qui est tenu au secret professionnel ou à un engagement de confidentialité ; il se déroule pendant les heures ouvrées, sans perturber l'exploitation des Services ni donner accès aux données des autres clients de MUVIA ;

• les frais de l'audit sont à la charge du Client, sauf s'il révèle un manquement de MUVIA à ses obligations, auquel cas ils sont supportés par MUVIA. Le rapport d'audit est communiqué à MUVIA.

MUVIA tient, en qualité de sous-traitant, le registre des catégories d'activités de traitement prévu à l'article 30, 2 du RGPD. Elle coopère avec l'autorité de contrôle, à la demande de celle-ci, dans l'exécution de ses missions.

Chaque Partie est responsable des manquements qui lui sont imputables au titre de la Réglementation applicable et de l'Accord. La responsabilité de MUVIA envers le Client au titre de l'Accord est régie par l'article 18 des CGV, sans préjudice des droits que les personnes concernées tiennent de l'article 82 du RGPD.

En cas de contradiction entre l'Accord et les CGV sur un point relatif à la protection des Données, l'Accord prévaut.

L'Accord peut être modifié dans les mêmes conditions que les CGV. Toute nouvelle version est portée à la connaissance du Client par courrier électronique ou dans l'Espace client. Les changements de Sous-traitants ultérieurs obéissent aux règles de l'article 8.

L'Accord est régi par le droit français. Tout différend relatif à sa formation, son interprétation ou son exécution est réglé dans les conditions de l'article 26 des CGV.

1. Personnes concernées

• les Voyageurs qui consultent le livret d'accueil ou échangent avec l'assistant conversationnel du Client, y compris lorsqu'il est intégré au site internet du Client ;

• les personnes ayant publié un avis sur la fiche Booking du Client, lorsque celui-ci fait lire cette fiche pour pré-remplir sa base de connaissances ou son livret ;

• toute personne mentionnée dans les sources que le Client désigne pour ce pré-remplissage (site internet, documents), par exemple un membre du personnel nommé sur le site.

2. Nature, finalités et durées

3. Données sensibles

Les Services ne sollicitent aucune catégorie particulière de données au sens de l'article 9 du RGPD. Le contenu des messages et des pièces jointes étant librement rédigé ou choisi par les Voyageurs, de telles données peuvent néanmoins y figurer sans que MUVIA puisse le détecter ni l'empêcher. Elles sont alors traitées comme le reste de la conversation et supprimées dans les mêmes délais.

4. Suppression

Une purge automatique quotidienne supprime les Données au terme des durées ci-dessus. Les Données supprimées subsistent dans les sauvegardes dans les conditions de l'article 13.

1. Contrôle d'accès et cloisonnement

• Création de compte subordonnée à la confirmation de l'adresse e-mail ; mots de passe conservés sous forme hachée par le service d'authentification et jamais par l'application.

• Invitations d'équipe nominatives : une invitation ne peut être acceptée que par un compte portant l'adresse invitée, ce que vérifie le serveur.

• Droits différenciés selon le rôle : modification du contenu et suppression des conversations réservées au titulaire et aux managers ; facturation et gestion des rôles réservées au titulaire ; un membre au rôle d'agent n'accède qu'aux conversations, à leur historique et aux questions sans réponse.

• Cloisonnement des données de chaque client contrôlé par le serveur à chaque requête. Un banc d'essai automatisé rejoue, contre un serveur réel, des tentatives d'accès croisé entre comptes ; le résultat attendu est qu'aucune n'aboutisse.

• Accès de MUVIA aux Données encadré dans les conditions de l'article 6 : compte unique désigné dans le code, journalisation de chaque consultation et de chaque export, refus de toute consultation qui ne peut être tracée.

2. Hébergement et chiffrement

• Hébergement de l'application, de la base de données et des fichiers sur un serveur dédié situé en France (Paris).

• Chiffrement des échanges entre les navigateurs et le serveur, et entre l'application et l'interface de la base de données (HTTPS).

• Base de données non exposée à Internet : seules les interfaces d'authentification et de données, protégées par clé, sont publiées ; la base et son outil d'administration ne sont accessibles que depuis le serveur, par une connexion SSH chiffrée.

• Les Données ne font pas l'objet d'un chiffrement au repos au niveau du serveur. Seules les copies de sauvegarde conservées hors du serveur sont chiffrées.

3. Sauvegardes et continuité

• Sauvegarde complète de la base chaque nuit, vérifiée, conservée 7 jours sur le serveur.

• Copie de cette sauvegarde, chiffrée sur le serveur avant son envoi au moyen d'une clé que le prestataire de stockage ne détient pas, conservée environ 31 jours dans l'Union européenne, sans pouvoir être effacée pendant les 30 premiers jours.

• Instantané quotidien de l'ensemble du serveur chez l'hébergeur ; alerte par e-mail en cas d'échec d'une sauvegarde ; restauration effective depuis la copie chiffrée vérifiée le 20 octobre 2026. La perte maximale de données en cas de destruction du serveur est d'une journée.

4. Fichiers

• Fichiers déposés analysés par un antivirus et contrôlés par leur signature binaire avant mise à disposition ; documents servant au pré-remplissage effacés après extraction de leur texte.

• Pièces jointes des conversations rangées hors de tout répertoire public. Elles sont accessibles sans authentification, au moyen d'un lien associant l'identifiant de la conversation et le nom aléatoire du fichier, deux valeurs imprévisibles, afin que le Voyageur, qui ne dispose pas de compte, puisse retrouver ce qu'il a envoyé. Toute personne en possession du lien complet peut obtenir le fichier. Le fichier est toujours téléchargé, jamais affiché dans le navigateur, et n'est pas mis en cache.

5. Minimisation et journalisation

• Adresses IP des Voyageurs jamais enregistrées en base de données ; limitation du nombre de requêtes par adresse IP.

• Contenu complet d'une conversation transmis au navigateur du Client uniquement à son ouverture ; les listes ne présentent qu'un résumé calculé par le serveur.

• Purge automatique quotidienne des Données au terme des durées de l'Annexe 1 ; journal d'envoi des e-mails limité à 90 jours.

Le navigateur du Voyageur charge en outre, auprès de services tiers : dès l'ouverture d'un livret, les drapeaux du menu des langues (flagcdn.com, servi par Cloudflare, Inc., États-Unis) ; lorsqu'elles s'affichent, la carte des environs (OpenStreetMap) et la météo locale (Open-Meteo) ; si le Client a conservé les images d'exemple, des photographies (Unsplash, servies par Imgix, Inc., États-Unis). Ces services reçoivent à cette occasion l'adresse IP du Voyageur. Lorsque le Voyageur choisit une autre langue, Google Traduction dépose dans son navigateur un cookie de session mémorisant ce choix.